PME : méthode et outils pour une gestion de projet efficace

PME : La gestion de projet, c’est quoi ?

Pour celles et ceux qui n’auraient jamais entendu ce terme, la gestion de projet vous permet de réaliser un objectif efficacement. Cela peut concerner, par exemple, la croissance de votre entreprise, la transformation de votre activité, la réussite d’un événement, le lancement d’un nouveau produit, etc. La gestion de projet vous permettra de suivre une méthode de réalisation étape par étape en attribuant à vos équipes des rôles bien définis. Bien appliquée, la gestion de projet est très efficace et bénéfique pour le développement de votre entreprise.

Aujourd’hui, toutes les entreprises (de la TPE aux grands groupes) peuvent se l’approprier afin de mener à bien une idée, un objectif ou simplement évaluer un risque. Environ 69% des projets réalisés ont atteint leurs objectifs initiaux et la portée commerciale visée* en pariant sur la gestion de projet.

*Source : Wimi – Statistiques Gestion de Projet : 52 Statistiques à Connaître

Gestion de projet : une méthode en 5 étapes

1. Lancement du projet

• Réflexion autour du pourquoi et du comment ? (Quelle est l’utilité de ce projet, sa finalité ?)
• Etude de faisabilité (budgétiser le projet, établir une durée)
• Etablissement des travaux à prévoir
• Acteurs impliqués (collaborateurs, services, clients)
• Rédaction d’un cahier des charges
• Réunion de lancement

2. Conception du projet

• Organisation et préparation de la mise en oeuvre de ce projet
• Structuration des étapes (chaque entreprise doit trouver sa propre méthode afin de mettre en place cette conception)
• Planification des actions de communication autour de ce projet
• Gestion des risques éventuels qui seront rencontrés durant cette phase

3. Attribution des rôles

• Préparation du pilotage (qui sera en charge du projet ?)
• Attribution des tâches auprès des équipes
• Création d’un planning de suivi

4. Application du projet

• Organisation et animation des séances de travail par le chef de projet
• Suivi des étapes avec les équipes
• Respect du planning établi
• Information des évolutions auprès du comité de pilotage

d. Vérification et clôture du projet

• Réalisation d’un retour d’expérience
• Amélioration des points nécessaires
• Rapport de fin de projet

Il s’agit ici d’une méthode possible mais il en existe bien sûr d’autres !

Pour aller plus loin : 

• Pratiques de management de projet – 3e éd. – 50 outils et techniques pour réussir vos projets (2020)
• L’essentiel de la gestion de projet (2020)

Quels outils choisir pour une gestion de projet efficace ?

Il en existe beaucoup et il vous faudra certainement en tester plusieurs avant de vous décider. Par exemple, chez Kom&Do, nous avons utilisé dans un premier temps Trello, puis Assana et, depuis cet été, Notion. Tout dépend de vos habitudes et besoins. Chacun doit se sentir à l’aise avec l’outil utilisé.

Pour vous organiser au quotidien et attribuer des rôles à chacun : Trello, Monday.com, Freedcamp, Bear.

Pour communiquer entre équipes : Slack, Teams, Whatsapp, Mattermost

Pour favoriser le travail collaboratif :  Notion, Teamwork, Basecamp ou encore le breton Klaxoon !

Pour vous former à la gestion de projet : Les Moocs gratuits ou payants (pour certains dispensés par des écoles de management ou de commerce) mais aussi les livres.

Pour aller plus loin :

• 8 livres à lire sur la gestion de projet

• 10 outils collaboratifs pour travailler en équipe

Quels sont les 8 avantages de la gestion de projet pour votre activité ?

Faire appel à un expert pour digitaliser votre activité

Vous ne souhaitez pas vous lancer seul.e dans la gestion de projet ? Votre besoin concerne, par exemple, le webmarketing ou la digitalisation de votre entreprise ? De nombreux experts peuvent vous accompagner dans ce domaine.

En 2021, les entreprises doivent soigner leur webmarketing d’une part et leur inbound marketing d’autre part. On l’a vu avec la crise sanitaire, contraintes à la fermeture, les entreprises ont dû redoubler d’efforts pour se faire connaître en ligne et attirer le client à distance. Même combat pour la digitalisation. L’essor des boutiques en ligne, par exemple, a été fulgurant ces derniers mois. Sans parler des méthodes de communication entre salariés coincés en télétravail. Il a fallu adopter les bons outils mais aussi et surtout les bonnes pratiques.

Grâce à la gestion de projet, il n’est plus nécessaire d’agir dans la précipitation. En faisant appel à une ressource externe, experte dans le domaine recherché, vous voilà épaulé et rassuré !

Pour vous donner un exemple concret, en 2019, Léo, chargé de webmarketing pour Kom&Do, a été mis à disposition au sein d’une structure rennaise afin d’accompagner la montée en compétence d’une collaboratrice. Il l’a formée pendant six mois. A terme, elle a ainsi pris les rênes de la fonction webmarketing au sein de son service.

Votre situation peut varier. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin d’un expert en transformation numérique sur une durée de quelques mois (voire un an). Il sera alors votre chef de projet, référent auprès de votre comité de pilotage. Une fois votre besoin bien défini, il vous aidera dans toutes les étapes mentionnées plus haut dans cet article.

On attend, bien évidemment, du chef de projet d’être à la fois adaptable, communicatif, à l’écoute et fédérateur.

Pour info, d’ici 2027, 2,2 millions de nouveaux postes dans la gestion de projets devront être pourvus chaque année dans 11 pays* (Chine, Inde, États-Unis, Brésil, Japon, Royaume-Uni, Allemagne, Australie, Canada, Arabie Saoudite et Émirats arabes unis). Preuve que la tendance ne tardera pas à s’imposer en France également.

*Source : Wimi – Statistiques Gestion de Projet : 52 Statistiques à Connaître

La gestion de projet séduit aussi les Ressources Humaines !

Et oui, dans le secteur des ressources humaines aussi, la gestion de projet a sa place ! Nous l’avons d’ailleurs expérimenté avec l’un de nos clients qui souhaitait mettre en place de nouveaux process et une politique RH au sein de sa structure. Chez Kom&Do, nous avons recruté pour lui une chargée de Ressources Humaines. Elle avait une forte maîtrise du digital afin d’assurer la révision de ses process de paye en ligne, plus efficace car digitalisés. Sans oublier la formation et l’accompagnement des managers et salariés à ces nouveaux outils.

Là encore, grâce à la gestion de projet, le pilote prend en main les opérations de changement et de digitalisation afin d’assurer une transition en douceur pour l’entreprise.

La gestion de projet s’installe véritablement au sein des structures, TPE et PME également et retient l’attention par son efficacité. Gain de temps, valorisation des compétences, optimisation des coûts, renforcement du lien entre équipes, etc. Les avantages sont nombreux. 

Et vous ? Êtes-vous prêts à l’appliquer dans votre entreprise ?