PME : comment se développer grâce à l’office manager ?
En tant que dirigeant.e de TPE/PME, vous êtes responsable du développement et de la pérennité de votre activité. Confronté.e à de nombreux défis quotidiens, la manière dont vous choisissez de structurer et d’organiser votre entreprise aura évidemment des conséquences sur votre développement. Heureusement – Kom&Do vous partage une bonne nouvelle – vous n’êtes pas obligé.e de plonger tout.e seul.e dans ce grand bain entrepreneurial ! Saviez-vous qu’au cours des premières années d’existence de votre activité, l’un des postes piliers de votre structuration interne est l’Office Manager ? Garant.e de votre organisation et ressource précieuse pour votre développement, ce poste vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel. On en parle ?
Comment structurer votre PME pour mieux vous développer ?
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 50% des entreprises ne survivent pas à leur cinquième année d’existence* ? Aujourd’hui, le.a dirigeant.e doit être opérationnel.le tout de suite et se réinventer chaque jour. Son offre doit être séduisante, différente de la concurrence, sans oublier d’embarquer ses équipes dans la croissance de son entreprise !
Vous pensiez qu’on allait s’arrêter là ? Et non ! Au quotidien, un.e dirigeant.e traite de nombreuses tâches souvent éloignées de là où son énergie doit être dépensée :
- Recherche et développement
- Recrutement et Sourcing
- Logistique
- Maintenance
- Stratégie marketing
- Relations client
- Prospection
- Suivi comptabilité
- Réseau
- Gestion des partenariats
- Gestion des ventes
- Gestion administrative courante (courrier, appels, agenda, réunions, archivage, etc.)
- Management des équipes
- Gestion des risques humains
- etc.
Bref, vous l’aurez compris, il est impossible pour une seule personne de TOUT gérer. Hélas ! C’est sur ce point, cher.es dirigeant.e.s, que vous avez besoin d’aide pour vous recentrer sur votre coeur d’activité et sécuriser votre développement ! En étant bien entouré.e, vous laissez les autres tâches aux personnes formées pour cela.
Structuration : intégrer les bonnes compétences au bon moment
Certain.e.s d’entre vous ont peut-être fait le choix d’externaliser les compétences nécessaires à leur entreprise ? (comptabilité, gestion, communication, etc). Pour d’autres, vous préférez intégrer une nouvelle compétence directement au sein de votre équipe. Peut-être cherchez-vous même votre tout premier collaborateur ?
C’est là que l’office manager intervient pour vous épauler. Ce métier fondé sur la polyvalence fait partie des fonctions supports, à savoir ces postes les plus transversaux d’une entreprise. A la fois essentiel au bon fonctionnement de vos équipes et à la vie de bureau, l’office manager engage aussi la performance de votre activité tout en conservant votre équilibre. Ces fonctions supports sont souvent nombreuses et les secteurs variés. Organisation, événementiel, gestion, finance, ressources humaines, administratif, assistanat, etc. Il ne sert à rien d’enfermer l’office manager dans une boîte tant ses missions varient d’une entreprise à l’autre !
L’intégration d’un office manager en 3 étapes :
Pour une TPE de moins de 10 salarié.e.s : L’Office manager est L’ATOUT idéal pour traiter les tâches dites “support“. Comme évoqué un peu plus haut, ces missions sont nombreuses et dépendent de chaque entreprise. Administratif, comptabilité, événementiel, services généraux, service client, service achat, etc. Si vous recherchez votre tout.e premier.e salarié.e, le poste d’office manager est tout indiqué !
Pour une PME de plus de 10 salarié.e.s : Peut-être avez-vous déjà un.e chargé.e RH ou un.e Responsable Administratif et Financier au sein de votre structure. Mais voilà, la charge de travail s’intensifie et devient trop abondante pour une seule personne ? L’office manager intervient alors en soutien au sein de votre service pour engager vos équipes toujours plus loin. Lien avec vos salarié.e.s, suivi administratif, tâches quotidiennes, etc.
Pour une entreprise de plus de 100 salarié.e.s ou un grand groupe : Vos services sont cloisonnés et chaque poste a son rôle à jouer ? (Directeur Administratif et Financier, Responsable RH, Responsable communication, etc.) MAIS, il vous manque cet atout transversal en lien avec vos différentes équipes pour affiner les échanges et gagner en efficacité ? Là encore, l’office manager saura trouver sa place grâce à sa polyvalence.
L’office manager est multidisciplinaire et polyvalent et le facility management est au coeur de son métier. Sans oublier qu’il / elle est à l’affût des outils de gestion adaptés à votre entreprise. (ex : productivité, gestion, communication, etc.). Un gain de temps précieux pour votre votre organisation !
Pour aller plus loin :
Article : PME : comment bien choisir vos outils ?
Bertille Louveau
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