PME : comment bien choisir vos outils ?

Une boîte à outils adaptée, pour quoi faire ?

Beaucoup de dirigeants se sentiront certainement concernés par les problématiques suivantes, loin d’être de tout repos : trop d’informations à trier, de plannings à gérer, de projets à suivre et à développer en même temps, de contacts à entretenir et surtout… trop d’outils à maîtriser ! La plupart du temps, la gestion de votre entreprise ne vous permet pas de vous former ou même de tester certains outils. Manque de budget, manque de temps, manque d’expertise, etc. Les causes sont nombreuses.

Et pourtant, certains outils vous faciliteraient la vie dans l’organisation de votre travail, l’exploitation de vos données, votre communication externe et interne, votre visibilité sur internet, etc. Bien entendu, faire appel à un(e) office manager à temps partiel, par exemple,pour vous épauler dans ces tâches vous rendra de grand service (et reposera votre mental !)

Petit tour d’horizon de ces différents atouts utiles au développement de votre structure :

Les outils de gestion

Dans la gestion des tâches, il vous faudra sûrement un certain délai avant de trouver votre propre fonctionnement. Peut-être aurez-vous besoin de vous approprier les diverses fonctionnalités de ces logiciels et de les tester en équipe avant de vous sentir finalement à l’aise.

• Planifier et organiser : Notion, Trello, Asana, Airtable, Kanban Tool
• Envoyer des fichiers :  Wetransfer, Smash, TransferNow
• Imprimer une page web : Pintfriendly
• Stocker vos contenus : Dropbox, Google Drive, Hubic

💡Petit bonus : unroll.me et cleanfox sont des systèmes très efficaces pour se désinscrire des newsletters qui encombrent votre boîte mail.

Ces sites sont une excellente alternative aux emails et autres allers-retours, idéaux dans la gestion de vos plannings et l’évolution de vos projets. Ils vous aideront à organiser vos idées, vos priorités et la masse d’information reçue dans une journée. Avec une meilleure organisation, vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pout développer votre activité et faciliter le quotidien de vos équipes. Elle est pas belle la vie ?!

Les outils de communication interne

Les chiffres donnent le tournis ! Dans le monde, 3,9 milliards d’e-mails ont été envoyés en 2019 en sachant que plus de la moitié de la population mondiale utilise l’e-mail. En France, 42.2 millions d’e-mails ont été envoyés. Chaque jour, 22,7 millions de Français se connectent à au moins un compte mail. (Chiffres Médiamétrie, janvier 2019). Il existe pourtant plein de logiciels dédiés aux échanges professionnels sans avoir recours à sa boîte mail.

• Collaborer : Slack, WhatsApp, Hangouts, microsoft teams,
• Communiquer (vidéoconférence) : Skype, Zoom, Join.me, Webex, Google meet,…

Plus besoin de passer des heures à trier vos mails avec des petits drapeaux de couleur !

Les outils de community management

En 2019, Facebook compte 2,4 milliards d’utilisateurs dans le monde, YouTube environ 2 milliards, Twitter environ 330 millions et LinkedIn 310 millions*. Tous accro ? Si peu… En clair, le community management est très très important dans votre stratégie de développement.

Les quelques outils suivants vous seront utiles dans les échanges avec vos communautés et followers.

• Programmer ses posts : Swello, Hootsuite, Cons, Tweetdeck (axé Twitter)
• Faire une veille : Feedly, Spredfast, Scoop.It, Mentioon,
• Booster son compte Insta : Combin
• Emailing : Hubspot, SendinBlue, Mailjet, Sarbacane, Gestresponse, Benchmark Email, MailChimp

• Gérer sa e-reputation : Google Alerts (se paramètre pour vous permettre de recevoir un mail dès qu’il est fait mention de votre site sur la toile), Omgili, Sniply (il vous permet d’jouter un Call To Action à chaque lien que vous partagez. Par exemple, vous pouvez attacher un bouton à la page qui renvoie à votre propre site Web, afin que les gens puissent vous découvrir pendant qu’ils lisent.)

Les outils de webmarketing

Bien communiquer sur le web, le must have des entreprises !

Le SEO (Search Engine Optimization ou référencement naturel) a pour objectif de dynamiser vos contenus web par optimisation sémantique. En utilisant les bons mots, vos pages web bénéficieront ainsi d’un positionnement tactique sur Google dans le but de générer du trafic qualifié vers votre site web. Pour cela, il existe des outils capables de vous aider dans votre recherche de mots clés.

 🚨 Petit scoop : Google Analytics arrive en tête, le plus connu et le plus utilisé au monde, avec 10 millions de site soit 83,4 %* du marché mondial à l’utiliser.

• Suivre et analyser le trafic : Google Analytics, Piwik
• Générer des mots clés : Google Search Console, Google Keyword Planner, Yooda Insight, SEOquantum, SemRush, Uber Suggest

Plus globalement, les outils Google type Tag manager, Adwords, Optimize… sont développés afin de concevoir et améliorer votre développement webmarketing.

Les outils éditoriaux 

Et oui ! Plus question de poster une info sans soigner ses visuels aujourd’hui ! Vidéo, image, GIF, infographie, etc. Les outils de création graphique et d’animation visuelle sont ultra sollicités depuis plusieurs années maintenant. Ils vous permettront de créer des contenus adaptés au web (posts Instagram, affiches, annonces, flyers, communiqués, etc.) 

• Créer : Canva, Photoshop, Crello, Designbold, Desygner, Snappa, PicMonkey
• Compresser : imagify.io, kraken.io, ImageRecycle, Tinypng
• Vidéo : InShot, Animoto, AdobeSpark, Splice, VidLab
• Planning de publication: Notion, Trello, Excel, Google Agenda

Sources :

 * Infographie : les chiffres des réseaux sociaux Septembre 2019

* Web Technology Surveys