Le Korrectif | 5 idées reçues sur le métier d’assistant.e

1. Il/elle fait le café et les photocopies 

Vous l’avez l’image de l’assistant.e, les yeux fatigués à la machine à café ou derrière sa photocopieuse ? Et pourtant, le rôle de l’assistant.e est beaucoup plus large que cela. A l’heure où de nombreux dirigeant.e.s ou manager.s croulent sous la charge mentale, ce poste est d’une importance capitale pour assurer la bonne organisation et le suivi des tâches administratives. Véritable bras droit de la personne qu’il/elle assiste, son rôle est celui d’un.e facilitateur.ice qui s’assure de l’accomplissement des missions en cours. Selon la structure dans laquelle il/elle évolue, ses fonctions évoluent :

Les missions de l’assistant.e :

• Suivi des tâches administratives et techniques
• Interface entre les différents services pour faire circuler les informations
• Suivi des équipes
• Gestion des plannings
• Soutien à l’organisation événementielle
• Traitement du courrier
• Préparation des budgets

Pour aller plus loin : Pourquoi recruter un.e assistant.e de communication ?

2. Il/elle court toujours derrière quelqu’un avec plein de dossiers dans les mains

Une autre image est souvent répandue : la petite goutte de sueur qui perle sur le front, haletant.e entre deux réunions et toujours sous l’eau… Là encore, c’est une idée reçue ! L’assistant.e est justement engagé.e pour ses qualités organisationnelles. La gestion et l’adaptation sont les compétences clés de ce poste. Sa maîtrise des outils bureautiques est aussi indispensable (pack office, messagerie, outils numériques, agendas.)

Epaule et soutien du/de la dirigeant.e ou du manager, il/elles est à l’aise avec la coordination des équipes et sait répondre aux besoins parfois même dans l’urgence. Le tout sans céder au stress et dans la discrétion lorsque cela est nécessaire.

3. Il/elle exécute les décisions et ne prend pas d’initiatives

Faux. L’assistant.e a souvent beaucoup de liberté dans ses missions quotidiennes. Par exemple, dans le choix des fournisseurs en ce qui concerne les services généraux. Egalement dans la mise en place des process et du reporting auprès de son service. Son rôle est aussi d’identifier les manques au sein de l’entreprise et d’y apporter des propositions d’amélioration afin de répondre à ces freins.  Au niveau de la vie en entreprise, il/elle peut également être amené.e à organiser un petit événement entre collaborateurs (petit dej’, déjeuner, soirée) si le besoin s’en fait ressentir. Enfin, l’assistant.e peut rappeler à l’ordre lorsque les actions attendues ne sont pas exécutées.

4. C’est un métier exclusivement féminin

C’est justement parce que ce préjugé a la peau dure que les hommes empruntent moins cette carrière ! En 2017, le réseau des assistants de l’Ouest comptabilisait 90% de femmes dans la profession. Pourquoi ? Pour des questions d’idées reçues bien évidemment et de discrimination à l’égard de ce poste* comme par exemple : un homme ne peut pas avoir un rôle de secrétaire. Les assistants eux-mêmes se disent victimes de moqueries. Et pourtant, ces fonctions peuvent être exercées par un homme ou une femme. Voici une liste des compétences nécessaires pour briller à ce poste (vous verrez qu’il n’y a aucun problème de genre) :

• Organisation
• Discrétion
• Ecoute active
• Bonne gestion du stress
• Adaptabilité
• Curiosité (se former en permanence)
• Aisance relationnelle (et rédactionnelle !)

5. Il/elle tient le standard

Le combiné greffé à l’oreille, une voix suraiguë, 5 appels en attente et des tonnes de post-its agrafés sur la tête ? Le cinéma nous a tous beaucoup conditionné.e.s dans ces clichés. Non l’assistant.e ne passe pas sa vie au téléphone. Il / elle gère surtout l’accueil physique du public en plus de ses autres tâches quotidiennes. L’assistant.e n’est pas non plus la commère en mal de potins qui raconte tout à sa pause café. Ses missions sont très nombreuses, suffisamment pour occuper ses journées au lieu de traîner dans les couloirs.

Vous l’aurez compris, le métier d’assistant.e est plein de ressources et d’atouts utiles à votre activité ! Nous vous souhaitons de trouver, à votre tour, la perle qui saura répondre à vos attentes.