Lundi Kronique | Les métiers de support pour votre entreprise

27 Juil 20

Temps de lecture < de 3 min

Au programme, cette semaine, on vous propose une typologie de postes essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise : les métiers de support. Gain de temps, efficacité, alliés de votre développement. Kom&Do vous propose une description de ces jobs ainsi que leur équivalent dans notre culture populaire !

postes favorisent bien-être entreprise

Les métiers de support : pourquoi ça concerne votre entreprise ?

Oui, les fonctions support sont un atout pour votre entreprise ! A quoi servent-elles ? Comment les intégrer au sein de vos équipes ? Kom&Do s’est penché sur ces questions rien que pour vous dans cet article.

Les fonctions support font partie des postes les plus transversaux d’une entreprise. A la fois essentiels au bon fonctionnement du quotidien de vos équipes et à la vie de bureau, elles engagent aussi la performance de votre activité tout en conservant son équilibre. Ces fonctions supports sont souvent nombreuses et les secteurs variés : organisation, événementiel, gestion, finance, ressources humaines, administratif, assistanat, etc. L’éventail est large ! Et l’humain occupe une place importante dans l’exercice de ces métiers. C’est parti ?

A quoi servent les métiers de support ?

  • Assurer la bonne tenue de votre entreprise
  • Vous épauler dans votre quotidien
  • Veiller à la bonne gestion de vos tâches administratives et financières
  • Suivre vos équipes et leur bien-être
  • Piloter les achats et la gestion des marchandises
  • Assurer les services généraux (courrier, entretien des locaux, application des règles d’hygiène)

Le.a office manager

L’atout multi-facettes

De son petit nom OM, l’Office Manager est le sourire que vous avez envie de voir le matin en arrivant au travail. La personne qui vous dit : “c’est géré…“, “je m’en suis occupé…“, “je t’ai fait une liste…“, “j’ai renvoyé la facture…“, etc. Bref, c’est la version réalité de Noémie dans la série Dix pour cent. Il / elle est la caution organisation que votre cerveau ne peut plus gérer par manque de temps. L’OM est 100% polyvalent.e afin d’assurer les missions variées que vous lui confiez.

Disons plus clairement qu’il / elle maîtrise totalement le facility management, cette gestion de la vie de votre entreprise, des déplacements et plannings de chacun, etc. Pour assurer ces tâches, il / elle doit toujours être à l’affût d’outils de gestion adaptés que vous pourrez lui fournir : trello, slack, todolist, etc. Il/elle organise et met également en place des process, des démarches qualité et optimise l’organisation de votre entreprise.

Quelles sont les missions de l’office manager ?

  • Gérer des plannings et agendas
  • Effectuer du reporting après des réunions ou rendez-vous importants
  • Suivre les appels téléphoniques
  • Organiser les événements internes
  • Gérer des commandes, trésorerie, dépenses liées à la vie de l’entreprise

Pour aller plus loin : Pourquoi recruter un.e office manager ?

Le.a assistant.e administratif

L’assistant.e administratif est votre phare dans la tempête administrative qui s’abat sur votre activité. Papiers, justificatifs, etc. Il / elle exécute toutes les tâches relatives au traitement administratif de vos données. C’est un peu Père Blaise et son pupitre dans Kaamelott ! Bien évidemment, tout dépendra du service auquel vous l’affectez. Maillon essentiel de votre chaîne organisationnelle, ce poste est généralement utile pour assister le.a responsable de l’équipe ou du service où s’exerce son activité.

Il / elle maîtrise les usages administratifs ainsi que les procédures courantes de contentieux, de réglementations et de litiges. L’assistant.e administratif met aussi en oeuvre les bons outils de suivi utiles à l’ensemble des équipes tout en sachant travailler en réseau.

Quelles sont les missions de l’assistant.e administratif ?

  • Organiser les dossiers
  • Recevoir, traiter et diffuser les informations
  • Gérer les plannings des réunions et des agendas (quand il n’y a pas d’office manager)
  • Trier et archiver les documents
  • Suivre les réglementations si besoin
  • S’assurer du bon traitement des actions par les équipes
  • Traiter le courrier

Pour aller plus loin : Pourquoi recruter un.e assistant.e administratif ?

Le.a chargé.e RH

Votre chargé.e RH ne recrutera pas forcément des espions comme Moïse dans la série Au service de la France cependant, grâce à son expertise, vos collaborateurs seront entre de bonnes mains ! De son nom complet “chargé.e ressources humaines“, il/elle vous conseille et vous assiste (en tant que dirigeant.e.s ou responsables) dans vos problématiques RH et assure l’intégration et le suivi de vos collaborateurs dans l’entreprise.

Il/elle veille également au respect des obligations légales dans son domaine et vous propose un reporting régulier des activités et problématiques RH à suivre. Sa veille juridique active est un atout pour votre structure afin de rester informé(e) des évolutions dans ces différents domaines. Auprès de vos collaborateurs, il/elle suit chaque dossier, de la pré-sélection des candidatures à l’intégration de vos nouveaux arrivants.

Quelles sont les missions du/de la chargé.e RH ?

  • Organiser les réunions du personnel
  • Suivre la vie des collaborateurs (intégration, absences, déplacements, horaires de travail, etc)
  • Connaître les éléments constitutifs de la protection sociale
  • Gérer les projets transversaux (communication interne, thématique RH)
  • Respecter les obligations légales dans son domaine
  • Effectuer une veille juridique

Pour aller plus loin : Pourquoi recruter un.e chargé.e ressources humaines ?

Le.a assistant.e de direction

Balayez le cliché de l’assistant.e aux petites lunettes sérieuses sur le nez et une pile de dossier sur les bras !  Ce poste, c’est Marie Dorendeu dans la série Baron Noir (quand elle était conseillère du président). La profession s’est modernisée ces dernières années grâce à l’émergence de nouveaux outils de gestion. Faire appel à un.e assistant.e de direction vous permettra de déléguer plusieurs missions variées. En lien direct avec le (la) directeur(ice) ou le responsable de service, l’assistant.e seconde et prend en charge les tâches organisationnelles.

Au quotidien, il (elle) facilite l’exercice du (de la) dirigeant(e), optimise la gestion de ses activités, prend ses rendez-vous, contrôle ses documents, gère son planning, etc. Plus globalement, ses missions gravitent autour de l’organisation de ses déplacements, la préparation de ses réunions, sa communication, le traitement de son courrier, etc. Il (elle) peut également seconder plusieurs responsables ou coordonner une équipe en servant d’interface avec les divers services : ressources humaines, juridique, financier, communication, etc.

Quelles sont les missions de l’assistant.e de direction ?

  • Réaliser les reporting CODIR
  • Trier les correspondances et appels téléphoniques
  • Assurer la confidentialité de certaines tâches
  • Gérer les plannings et organiser l’agenda
  • Suivre les dossiers en cours

Pour aller plus loin :

Pourquoi recruter un.e assistant.e de direction ?

Le Korrectif : les idées reçues sur le métier d’assistant.e

L’expert.e paie

L’expert.e paie est opérationnel.le, à l’image de Marina Loiseau dans Le bureau des légendes. Proche de tous vos collaborateurs, de l’équipe RH à la direction, il/elle veille à la bonne production des bulletins de paie dans le respect des délais impartis. En tant que professionnel.le du droit du travail et du droit social, son exigence bienveillante lui permet d’assurer le bon déroulement des opérations en lien avec la paie de vos salariés.

Il/elle se tient à la disposition de vos collaborateurs afin de les orienter au besoin. Il/elle répond à toutes leurs questions sur le bulletin de salaire notamment grâce à une veille sociale régulière et une gestion administrative consciencieuse. Il(elle) est très à l’aise avec les chiffres, calcule les éléments de rémunération variable et s’assure de la bonne déclaration et du paiement des cotisations sociales (DSN) et du prélèvement à la source (PAS). 

Quelles sont les missions de l’expert.e paie ?

  • Calculer les éléments de rémunération à périodicité variable
  • Effectuer les déclarations sociales
  • Assurer le traitement et le suivi des cotisations sociales
  • Etablir les relations avec les organismes sociaux
  • Saisir et vérifier chaque élément du bulletin de paie
  • Répondre aux questions des collaborateurs sur la paie, les congés ou les charges sociales

Pour aller plus loin : Pourquoi recruter un.e expert.e paie ?

Cette chronique vous a donné envie d’en savoir plus sur ces postes ? Vous souhaitez intégrer l’une de ces fonctions au sein de votre entreprise ? Contactez-nous !

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